من حساب فارغ إلى يوم عمل كامل في عيادتك
جولة عملية في خطوات ZiyaraTech الحقيقية — ما الذي تُعدّه أولًا، وما الذي يعتمد على ماذا، وما الذي يفعله فريقك بعد أن تصبح المنصة جاهزة.
قبل أن تبدأ
إعداد العيادة في ZiyaraTech مرتّب، لا مفتوح. الفروع تسبق الموظفين، والخدمات تسبق الحجوزات، وجداول الموظفين تسبق قدرة التقويم على عرض أي وقت. وهذا الدليل يتبع هذا الترتيب.
لا شيء أدناه عرض تجريبي. كل خطوة تذكر شاشة داخل مساحة عمل العيادة والأزرار الموجودة عليها، حتى تتابعها داخل حسابك أنت.
خطوتان تعتمدان على طرف خارجي: ربط واتساب يتطلب أن تتحقق Meta من نشاطك التجاري وتعتمد قوالبك، واستقبال مدفوعات البطاقات فعليًا يتطلب تفعيل حساب تاجر لدى مزوّد الدفع. وكلاهما مذكور في موضعه.
01
جهّز العيادة
أنشئ الحساب، ثم البنية التي يقوم عليها كل ما بعدها.
- 01
أنشئ عيادتك وحساب المالك
يُنشئ التسجيل العيادة وحساب المالك في خطوة واحدة. تدخل بياناتك أنت، ثم اسم العيادة ومعرّف الرابط ورقم السجل التجاري.
- افتح صفحة التسجيل واملأ قسم حساب المالك: الاسم الكامل والبريد الإلكتروني والهاتف (اختياري) وكلمة مرور من 8 أحرف على الأقل.
- أضف بيانات العيادة: اسم العيادة، ومعرّف الرابط بأحرف إنجليزية صغيرة وأرقام وشرطات، ورقم السجل التجاري.
- اختر معرّف الرابط بعناية — فهو يُستخدم عند تسجيل الدخول ولا يمكن تغييره لاحقًا.
- أرسل النموذج مرة واحدة. لا يوجد نموذج تهيئة ثانٍ بعده.
- 02
سجّل الدخول واعرف مساحة عملك
المكان الذي تصل إليه بعد تسجيل الدخول يحدده دورك. المالك والمدير يصلان إلى مساحة عمل العيادة، وموظف الاستقبال يصل إلى واجهة الاستقبال.
- سجّل الدخول بالبريد وكلمة المرور اللذين سجّلت بهما.
- بصفتك المالك تصل إلى لوحة تحكّم العيادة — المرضى في سجلاتك، والموظفون النشطون، والمواعيد المحجوزة، والتحويلات المنتظرة.
- بدّل واجهة النظام بين العربية والإنجليزية في أي وقت من مبدّل اللغة، ويُحفظ اختيارك للمرة القادمة.
- 03
أضف فروعك
الفرع موقع فعلي. كل حجز يخص فرعًا، وكل جدول موظف يُعرَّف على مستوى الفرع، لذلك يجب وجود فرع واحد على الأقل قبل إمكانية حجز أي شيء.
- افتح صفحة الفروع وأنشئ موقعك الأول باسمه ورقمه وعنوانه ومنطقته الزمنية.
- افتح ساعات العمل لذلك الفرع واضبط الأيام والأوقات التي يعمل فيها.
- أضف فرعًا لكل موقع إضافي — لكل فرع ساعاته ومنطقته الزمنية وموظفوه.
- عطّل الفرع عند إغلاقه، ويبقى سجله كما هو.
- 04
ابنِ دليل خدماتك
الخدمات هي ما يحجزه المرضى. لكل خدمة مدة تحدد طول الزيارة، وسعر، وفئة تنتمي إليها.
- افتح صفحة الخدمات، وأنشئ الفئات أولًا، ثم أضف الخدمات داخلها.
- حدّد مدة كل خدمة — فهي ما يقرر طول الفترة المعروضة عند الحجز.
- حدّد السعر، أو علّم الخدمة كمتغيّرة السعر إن كانت تُسعَّر لكل حالة على حدة.
- الخدمة متغيّرة السعر لا يمكن إتمام حجزها عبر المسار الإلكتروني. ينبّهك النظام إلى ذلك قبل المحاولة بدلًا من حجزها بسعر خاطئ — رتّب هذه الحالات مباشرة مع فريقك.
- عطّل أي خدمة لإخراجها من الحجز دون حذف سجلها.
02
جهّز فريقك وتقويمك
من يمكن حجزه، ومتى، وما الذي يُسمح لكل شخص بالوصول إليه.
- 05
أضف فريقك
الموظف سجل مهني قابل للحجز. ويمكنك ربط مستخدم قائم في العيادة أو إنشاء حساب جديد من النافذة نفسها.
- افتح صفحة الموظفين واختر بين ربط مستخدم قائم أو إنشاء حساب جديد.
- املأ الملف المهني: المسمّى والنبذة والصورة، وما إذا كان متاحًا للحجز، والفترة الفاصلة بعد كل موعد.
- أسند الفروع التي يعمل فيها وحدّد أحدها كفرع أساسي.
- عند إنشاء حساب جديد تُولَّد كلمة مرور مؤقتة تُعرض مرة واحدة فقط — انسخها قبل إغلاق النافذة.
- افتح ملف الموظف لإسناد الخدمات التي يمكن حجزه لها.
- 06
اضبط الأدوار والصلاحيات
الأدوار تحدد ما يصل إليه الشخص. اختر دورًا جاهزًا، أو اختر الصلاحيات واحدة تلو الأخرى لدور مخصص.
- اختر الدور أثناء إضافة الموظف — تُظهر معاينة الصلاحيات ما يمنحه الدور بالضبط قبل الحفظ.
- اختر «أخرى» لتحديد الصلاحيات فرادى؛ ولا تُعرض عليك إلا الصلاحيات التي تملكها أنت.
- فعّل الوصول إلى لوحة التحكم لمن يحتاج تسجيل الدخول. يمنحه ذلك دور موظف الاستقبال ويرسل دعوة بالبريد إن لم يسبق له الدخول.
- عطّل الوصول إلى لوحة التحكم لإخراجه من الجلسة ومنع دخوله، مع بقاء سجله ومواعيده وتاريخه وإتاحته للحجز كما هي.
- 07
حدّد التوفر
التوفر هو ما يفصل بين تقويم يعرض أوقاتًا حقيقية وآخر يعرض تخمينات. ويأتي من ثلاثة مصادر: الساعات الأسبوعية، والإجازات، وقواعد التقويم على مستوى العيادة.
- في ملف كل موظف، أضف جدولًا أسبوعيًا متكررًا لكل فرع ضمن ساعات العمل.
- سجّل الإجازات وفترات عدم التوفر ضمن قسم الإجازات.
- افتح صفحة الجدولة لإضافة إجازات المنشأة أو الفرع، وحجب فترات الصيانة والإجازات، وتعريف فترات حجز صريحة.
- قرّر في الإعدادات ما إذا كانت ساعات عمل الموظفين مُلزِمة — فعند التفعيل لا يمكن حجز موظف ليس له جدول في ذلك اليوم.
- أما الإجازات وفترات عدم التوفر والفترات المحجوبة ومنع الازدواج فتُطبَّق دائمًا مهما كان اختيارك.
- 08
اضبط إعدادات العيادة
الإعدادات تحدد كيفية عمل الحجز والدفع والمساعد الذكي في عيادتك.
- في تبويب الملف، اضبط اسم العيادة والاسم القانوني ورقم السجل التجاري وبريد وهاتف التواصل والعملة والمنطقة الزمنية الافتراضية.
- في تبويب الحجز والتشغيل، اختر تأكيد الحجز تلقائيًا أو يدويًا، وما إذا كان الدفع مطلوبًا أو اختياريًا.
- اضبط مهلة الإلغاء بالساعات، ومدة التأخير قبل إرسال طلب التقييم.
- اضبط اللغة الافتراضية المستخدمة مع المرضى، وفعّل المساعد الذكي أو أوقفه لعيادتك.
- في تبويب الأمان، غيّر كلمة مرور حسابك.
03
شغّل اليوم
الشاشات التي يعيش فيها فريقك بعد انتهاء الإعداد.
- 09
أضف المرضى وأدر ملفاتهم
سجلات العملاء هي الجانب الخاص بالمرضى في النظام. وكل موعد ومحادثة ودفعة ترتبط بأحد هذه السجلات.
- افتح صفحة العملاء وأنشئ مريضًا بالاسم والهاتف والبريد والجنس وتاريخ الميلاد ورقم الهوية والمصدر.
- اضبط لغته المفضّلة وما إذا كان قد وافق على الرسائل التسويقية.
- أنشئ وسومًا ملوّنة وأسندها، ثم صفِّ القائمة حسب الوسم أو الحالة.
- افتح ملف المريض لإضافة الملاحظات والعناوين والملفات (PDF أو PNG أو JPEG أو WEBP حتى 10 ميغابايت لكل ملف).
- املأ الملف الطبي: التاريخ المرضي والحساسيات وفصيلة الدم وجهة الاتصال في الطوارئ.
- 10
احجز المواعيد وأدرها
الحجز مسار موجّه: اختر المريض والفرع والموظف والخدمات، ثم اختر من الأوقات الشاغرة فعلًا.
- افتح صفحة المواعيد واختر «موعد جديد».
- اختر العميل والفرع والموظف، ثم الخدمات — فالخدمات تحدد طول الزيارة، والأوقات المعروضة تعكس ذلك.
- اختر وقتًا من القائمة المتاحة، أو اختر وقتًا آخر ودع النظام يتحقق منه. وتُعرض الأوقات بالمنطقة الزمنية للفرع.
- إذا حُجز الوقت أثناء اختيارك، يُرفض الحجز مع بيان السبب: الموظف غير نشط، أو في إجازة، أو خارج ساعات عمله، أو الوقت محجوب، أو مشغول بموعد آخر، أو العيادة مغلقة ذلك اليوم.
- انقل الموعد بين حالاته — بانتظار الدفع، مؤكد، جارٍ التنفيذ، مكتمل، لم يحضر، أُعيدت جدولته. والإلغاء إجراء مستقل بذاته.
- أضف الملاحظات، وعدّل الخدمات المرتبطة، واقرأ السجل الزمني لكل ما جرى على الحجز.
- اطّلع على تقييمات المرضى في تبويب التقييمات وردّ عليها من هناك.
- 11
تواصل مع المرضى
قناتان: محادثات يردّ عليها فريقك، وإشعارات يرسلها النظام من تلقاء نفسه.
- اربط حساب واتساب للأعمال من الإعدادات ← التكاملات، عبر نافذة الربط الآمنة من Meta. وتُرسل الرسائل من رقمك أنت، لا من رقم مشترك.
- زامن قوالبك من Meta، أو أنشئ قوالب جديدة من صفحة واتساب. تراجع Meta كل قالب وتقرر حالة اعتماده — عادةً خلال دقائق، لكنه قرار Meta لا قرارنا.
- أجب على المحادثات الواردة في صفحة المحادثات: استلمها من المساعد الذكي، أو حوّلها إلى زميل، أو أضف ملاحظات داخلية للموظفين فقط، ثم أرشفها عند الانتهاء.
- في صفحة الإشعارات، اكتب قوالب بالعربية والإنجليزية لواتساب أو البريد أو الإشعارات الفورية أو داخل النظام.
- أنشئ قواعد أتمتة تُطلق قالبًا عند حدث — إنشاء الموعد أو تأكيده أو إلغاؤه أو اكتماله أو إعادة جدولته أو عدم الحضور، إضافة إلى أحداث الدفع والاشتراك — مع تأخير اختياري بالدقائق.
- راقب قائمة الانتظار المجدولة وسجلات التسليم، وأعد محاولة ما فشل منها.
- 12
تواصل مع المرضى على نطاق أوسع
ترسل الحملات قالب واتساب معتمدًا إلى قائمة من مرضاك، من رقمك المرتبط.
- افتح صفحة الحملات وأنشئ مسودة: سمِّها، واختر نوعها (عيد ميلاد أو مناسبة أو إعادة تفعيل أو عرض ترويجي أو مخصصة)، واختر الرقم المُرسِل وقالبًا معتمدًا.
- افتح الحملة وأضف المستقبلين من سجلات مرضاك.
- اضبط حد الإرسال في الدقيقة والسقف اليومي، ثم أطلق الحملة. ويمكنك إيقافها مؤقتًا أو استئنافها أو إلغاؤها أو نسخها في أي وقت.
- تابع أعداد الانتظار والمُرسل والمُسلَّم والمقروء والفاشل والمتخطّى، مع نسب التسليم والقراءة وتفصيل أسباب عدم التسليم.
- أعد محاولة المستقبلين الفاشلين بإجراء واحد. أما من ألغى اشتراكه فيُتخطّى تلقائيًا.
- 13
شغّل الذكاء الاصطناعي
هناك مساعدان: واحد يخدم فريقك داخل مساحة العمل، وآخر يخدم المرضى على صفحاتك العامة. وكلاهما يقرأ بيانات العيادة التي أعددتها.
- فعّل المساعد الذكي لعيادتك من الإعدادات ← الحجز والتشغيل.
- افتح الذكاء الاصطناعي ← المعرفة وأضف نصوصًا أو ارفع ملفات TXT وMarkdown، ثم عالجها ليتمكن المساعد من استخدامها.
- أضف توجيهات قابلة لإعادة الاستخدام في الذكاء الاصطناعي ← التوجيهات، وفعّل ما تريد استخدامه منها.
- استخدم مساعد لوحة التحكم للسؤال عن الإيرادات والاشتراك والاستهلاك والحصص والمواعيد والمرضى والموظفين واستهلاك الذكاء الاصطناعي وأدائه — والإجابات تأتي من أدوات قراءة فقط محصورة بصلاحياتك أنت.
- عالج التصعيدات في الذكاء الاصطناعي ← التحويلات: اقبل أو أغلق أو ارفض المحادثات التي حوّلها المساعد إلى موظف.
- ابنِ سير عمل على اللوحة المرئية: اختر الحدث المُشغِّل وشروطه، ثم اربط الإجراءات بتأخيراتها وشروطها. جرّبه قبل تفعيله.
- راقب المراقبة والتحليلات لمتابعة زمن الاستجابة ونسبة نجاح الأدوات ومعدل الأخطاء واستهلاك الرموز ونسبة الحل ونسبة التحويل.
- يُحتسب استهلاك الرموز من حصة خطتك الشهرية. ويتوفر رصيد ذكاء اصطناعي مدفوع مسبقًا لا يُستهلك إلا بعد نفاد الحصة، ولا تنتهي صلاحيته.
04
قِس ونَمِّ
ما الذي يراقبه المالك، وما الذي يفعله حين تتجاوز العيادة حدود خطتها.
- 14
أدر الفوترة والمدفوعات
مساران يبقيان منفصلين: ما يدفعه مرضاك لك، وما تدفعه أنت مقابل ZiyaraTech.
- لأموال المرضى، افتح صفحة المدفوعات: سجّل مبلغًا، وأصدر استردادًا كاملًا أو جزئيًا مع بيان السبب، وراجع فواتير المرضى والاستردادات والتسويات ومعاملات بوابة الدفع.
- أنشئ تسوية لفترة معيّنة لمعرفة الإجمالي والرسوم والصافي لما جرى تحصيله.
- استقبال مدفوعات البطاقات فعليًا يتطلب تفعيل حساب تاجر لدى مزوّد الدفع — وهي خطوة تأهيل معتادة تُرتَّب مع فريقنا. أما التسجيل والاسترداد والفوترة والتسوية فتعمل داخل مساحة العمل بصرف النظر عن ذلك.
- لخطتك أنت، افتح صفحة الفوترة: اشتراكك وتاريخ التجديد وحالة التجديد التلقائي وفواتيرك.
- راقب مؤشرات الاستهلاك للمواعيد ورسائل واتساب ورموز الذكاء الاصطناعي والحملات مقابل حدود خطتك.
- اشترِ موارد إضافية مباشرة — رسائل أو مواعيد أو حملات أو فروع أو مقاعد موظفين — أو رصيد ذكاء اصطناعي مدفوعًا مسبقًا. وهذه المشتريات دائمة ولا تنتهي صلاحيتها.
- وما يقع خارج خطتك، قدّم بشأنه طلب ترقية. يرسل لك مسؤول المنصة عرض سعر، ولا يُطبَّق التغيير إلا بعد قبولك ودفعك.
- 15
تابع أداء العيادة
تُولَّد التحليلات من السجلات نفسها التي يعمل عليها فريقك.
- ابدأ من لوحة التحكم: المرضى، والموظفون النشطون، والمواعيد المحجوزة، والتحويلات المنتظرة.
- في صفحة التحليلات، أنشئ تقريرًا يوميًا لتاريخ محدد أو تقريرًا شهريًا لشهر — يغطي كل منهما المواعيد والمكتمل والملغى والإيرادات والمرضى الجدد.
- اقرأ مؤشرات المواعيد والإيرادات المبنية على تلك التقارير.
- راجع تحليلات واتساب لكل حساب، وأداء تسليم الحملات، واستهلاك الذكاء الاصطناعي وتكلفته.
- 16
احصل على المساعدة عند الحاجة
يعمل الدعم عبر نظام تذاكر داخل حسابك، فلكل طلب رقم وسجل.
- افتح صفحة الدعم وأنشئ تذكرة بموضوع وفئة وأولوية.
- ابحث في تذاكرك بالموضوع أو برقم التذكرة، وصفِّها حسب الحالة أو الفئة أو الأولوية.
- افتح التذكرة لقراءة سلسلة المحادثة كاملة وردود الفريق.
يوم كامل من أوله إلى آخره
مرور واقعي واحد على المنصة، باستخدام ما ورد أعلاه فقط.
الاستقبال يفتح لوحة التحكم
المواعيد المحجوزة، والمرضى في السجلات، والموظفون النشطون، وأي تحويلات بقيت منتظرة من الليلة السابقة — على شاشة واحدة.
الحجوزات تصل من الاتجاهين
يحجز المرضى بأنفسهم عبر المساعد على صفحاتك العامة أو عبر واتساب، بينما يحجز الاستقبال الزيارات المباشرة والمكالمات من شاشة المواعيد. وكلاهما يمر بقواعد التوفر نفسها.
المواعيد تتنقل بين حالاتها
يتحول المؤكد إلى جارٍ التنفيذ ثم إلى مكتمل — مع إضافة الملاحظات في الطريق وتسجيل السجل الزمني لكل تغيير.
النظام يرسل ما أُمر به
تنطلق قواعد الإشعارات عند أحداث المواعيد والمدفوعات، وينفّذ سير العمل إجراءاته المؤجَّلة، ويجيب المساعد عمّا يستطيع — ويصعّد إلى الصندوق حين لا يستطيع.
الأرقام تُولَّد ولا تُجمَّع
أنشئ التقرير اليومي، واقرأ التقييمات الجديدة وردّ عليها، وأغلق ما تبقّى من تحويلات، وراجع مؤشرات الاستهلاك استعدادًا للغد.
إلى أين تذهب بعد ذلك
كل ما يلي صفحة يمكنك فتحها الآن.
اطّلع على كل القدرات
القائمة الكاملة لما تفعله المنصة، مرتّبة حسب المجال، مع المشكلة التي يزيلها كل جزء منها.
تصفّح المزايااقرأها من زاوية صاحب العيادة
المنصة نفسها مشروحة من خلال يوم العيادة بدلًا من وحداتها البرمجية.
للعياداتكتابات عملية عن تشغيل العيادات
ملاحظات عن الحجز والتذكيرات وتجربة المريض والأتمتة التي تصمد في الاستخدام اليومي.
اقرأ المقالاتاسألنا عن أي شيء
اطلب جولة تعريفية، أو استفسر عن الخطط، أو احصل على مساعدة من الفريق.
تواصل معنا